Représentant exclusif

Les sociétés établies en dehors de l'EEE peuvent nommer un représentant exclusif établi en Europe pour prendre en charge les tâches et les responsabilités des importateurs prévues dans le cadre de la règlementation REACH. Cela peut simplifier l'accès au marché de l'EEE pour leurs produits, garantir l'approvisionnement et alléger les responsabilités des importateurs.

Les représentants exclusifs doivent:

  • être une personne physique ou morale physiquement établie dans l'EEE; 
  • posséder des connaissances suffisantes concernant la manipulation pratique des substances et des informations relatives à ces substances;
  • être nommés d'un commun accord avec un fabricant, un formulateur ou un producteur d'articles, établis à l'extérieur de l'EEE;
  • assumer la responsabilité du respect des exigences légales incombant aux importateurs au titre de REACH.

Les représentants exclusifs peuvent représenter plusieurs fournisseurs non établis dans l'EEE, mais doivent maintenir séparées les informations relatives à chacun d'entre eux.

La société non établie dans l'EEE doit informer le ou les importateur(s) au sein de la même chaîne d'approvisionnement de votre nomination en tant que représentant exclusif. Ces importateurs sont alors considérés comme des utilisateurs en aval dans le cadre de REACH.

Vous n'êtes pas un représentant exclusif si:

  • votre fournisseur non établi dans l'EEE est un distributeur;
  • votre rôle consiste uniquement à agir en tant que représentant tiers dans le processus de partage d'informations prévu dans REACH.

Que dois-je faire?

Vous devez assumer les obligations d'un importateur concernant l'enregistrement et satisfaire à des exigences supplémentaires spécifiques à votre rôle de représentant exclusif.

 

Préparer et déposer un enregistrement

Vous devez enregistrer la substance auprès de l'ECHA. Il existe une règle fondamentale: sans informations, pas de mise sur le marché.

Vous devez fournir des informations sur les propriétés et les dangers de la substance, notamment concernant son utilisation en toute sécurité. La quantité d'informations à fournir dépend du tonnage importé et des dangers associés à la substance. Moins le tonnage est élevé et moins la substance est dangereuse, moins le volume d'informations à fournir est élevé.

Vous devez vérifier si la substance a fait l'objet d'un enregistrement préalable. Si ce n'est pas le cas et si la substance remplit les conditions pour un enregistrement préalable tardif, vous devez l'enregistrer au plus tard le 31 mai 2018. Si ce n'est pas le cas, vous devez enregistrer la substance avant de l'introduire sur le marché de l'EEE.

L'enregistrement est réalisé conjointement avec les fabricants et les importateurs dans l'EEE de la même substance. Il est également exigé de partager les données nécessaires pour procéder à l'enregistrement conjoint.

Les démarches que vous devez accomplir conjointement avec la société non établie dans l'EEE sont expliquées dans le Guide sur l'enregistrement et dans les pages du site Internet dédiées aux fabricants non-UE.

Les exigences spécifiques qui vous concernent en plus de celles des importateurs sont les suivantes:

  • fournir les informations aux importateurs (à présent considérés comme des utilisateurs en aval) pour qu'ils puissent compiler les fiches de données de sécurité et conserver une trace de la communication des dernières mises à jour des fiches de données de sécurité dans le cadre de la poursuite de votre activité;
  • établir et maintenir à jour un inventaire des importateurs et du tonnage importé par chacun d'entre eux; fournir ces informations, sur demande, aux autorités de contrôle;

 

 

prendre des mesures dans le cas des substances extrêmement préoccupantes.

Si une substance a été identifiée comme étant extrêmement préoccupante et inscrite sur la Liste des substances candidates pour autorisation telle que prévue dans REACH, cela entraînera des obligations supplémentaires pour vous et pour les importateurs dans l'EEE.

  • Dans le cas d'une substance importée individuellement ou dans un mélange, une mise à jour de la fiche de données de sécurité existante est exigée. En tant que représentant exclusif (que vous soyez ou non le fournisseur effectif), vous devez conserver une trace de la fourniture d'une fiche de données de sécurité actualisée.
  • Dans le cas d'une substance contenue dans un article importé, il est possible que vous ayez l'obligation, dans certaines conditions, d'informer l'ECHA de son importation dans un délai de six mois.

 

 

Clarification de votre rôle dans la procédure d'autorisation

Lorsque vous représentez une société non établie dans l'EEE et que l'une de ses substances figure dans la liste des substances soumises à autorisation, vous devez informer la société des conséquences de cette inscription pour son produit.

En l'absence d'exemptions génériques ou spécifiques de la procédure d'autorisation prévue dans REACH, la société non établie dans l'EEE devra décider si elle met un terme à l'exportation de la substance vers le marché de l'EEE ou si elle dépose une demande d'autorisation. Si la société non étabie dans l'EEE décide de déposer une demande d'autorisation, vous pouvez être nommé pour agir en son nom.

 

 

Respect des restrictions

Si les risques de l'utilisation de la substance pour la santé humaine et l'environnement ne peuvent pas être contrôlés, la substance peut être soumise à restriction au sein de l'EEE.

Cette restriction peut se traduire par:

  • une interdiction totale;
  • une restriction concernant la mise sur le marché et des utilisations données, ou
  • une limitation de la concentration de la substance dans des mélanges ou dans des articles.

On peut citer à titre d'exemple l'interdiction de l'amiante, les restrictions concernant la mise sur le marché et l'utilisation du plomb dans les bijoux et la limite imposée concernant la concentration du chrome hexavalent dans les produits en cuir.

Vous devrez informer la société non établie dans l'EEE de toute nouvelle restriction et de ses conséquences pour son produit. Il vous incombe également de conserver des traces (que vous soyez ou non le fournisseur effectif) de la fourniture d'une fiche de données de sécurité actualisée incluant les informations relatives à la nouvelle restriction.