Puteți să descărcați IUCLID gratuit de pe site-ul IUCLID. Dacă sunteți singura persoană din întreprindere care lucrează la dosar, probabil că cel mai convenabil mod de lucru este cu versiunea desktop, pe calculatorul propriu. Alternativ, puteți să utilizați versiunea server, care permite mai multor persoane din cadrul întreprinderii să acceseze și să editeze simultan datele din IUCLID.

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți în IUCLID este să creați setul de date privind substanța, care cuprinde datele administrative și științifice relevante pentru substanța pe care o înregistrați. Acesta reprezintă baza înregistrării și trebuie să conțină toate informațiile obligatorii privind proprietățile substanței, utilizarea ei și expunerea la aceasta. Ulterior, veți putea să editați setul de date în orice moment, de exemplu dacă aflați informații noi despre substanța dumneavoastră.

Dacă ați inclus în setul de date despre substanță vreo informație care nu ar trebui publicată pe site-ul ECHA, trebuie să indicați acest lucru prin semnalizatoare de confidențialitate. Fiecare cerere de confidențialitate trebuie să fie justificată temeinic.

Înainte de a continua, verificați integralitatea setului de date privind substanța, cu ajutorul modulului integrat Validation Assistant (Asistent pentru validare) din IUCLID. Acesta vă va arăta dacă setul de date este complet sau dacă trebuie să îl modificați.

Asistentul pentru validare marchează câmpurile cărora trebuie să le acordați o atenție deosebită. Pentru a transmite cu succes dosarul la ECHA, trebuie să corectați toate aspectele semnalate în timpul verificării. Verificările calității au rolul de a vă ajuta să îmbunătățiți calitatea datelor. În actualizările viitoare ale programului IUCLID 6 se vor introduce mai multe verificări ale calității, care vă vor ajuta să creați un dosar de înaltă calitate.

Fișierul pe care îl transmiteți la ECHA în vederea înregistrării substanței poartă denumirea de dosar. Un dosar este o copie needitabilă a setului de date privind substanța, la care se adaugă informații administrative privind tipul de înregistrare.

Făcând clic dreapta pe setul de date privind substanța și alegând opțiunea „Create Dossier” (Creare dosar), lansați asistentul pentru crearea dosarului, care vă va îndruma pe parcursul procesului.

Atunci când creați dosarul de înregistrare în IUCLID, acordați atenție următoarelor aspecte:

• Tipul transmiterii: alegeți tipul corect de transmitere în cadrul asistentului pentru crearea dosarului: înregistrați substanța pentru utilizări standard (substanța este utilizată ca atare sau în amestecuri) și cu cerințe standard privind informațiile? Înregistrarea dumneavoastră vizează o substanță destinată doar utilizării ca intermediar (substanța este utilizată pentru producerea altei substanțe)? Sunteți solicitantul principal al înregistrării sau un membru al transmiterii?
• Informații administrative: puteți să solicitați ca unele informații, precum intervalul cantitativ sau numărul de înregistrare, să rămână confidențiale.
• Tot aici trebuie să indicați dacă îndepliniți condițiile pentru scutirea de taxe aplicabilă dosarelor de înregistrare pentru cantități de 1-10 tone anual. Aveți această opțiune dacă furnizați în mod voluntar pachetul de informații standard pentru substanță, deși ați putea să o înregistrați pe baza unui set redus de informații.
• Denumirea dosarului: trebuie să indicați un nume pentru dosar în câmpul de informații administrative suplimentare. Denumirea ar trebui să vă permită să identificați dosarul cu ușurință în sistemul propriu. Nu folosiți informații confidențiale în denumire, pentru că vor putea fi văzute de orice persoană care are acces la dosar.

După ce ați introdus toate informațiile în dosar, îl puteți revizui. Apoi deschideți încă o dată asistentul pentru validare și efectuați o verificare a dosarului. Chiar dacă asistentul pentru validare nu a depistat erori la verificarea setului de date privind substanța, este important să îl folosiți și asupra dosarului final – poate că în timpul creării dosarului ați mai adăugat unele informații care ar putea conduce la un rezultat diferit privind integralitatea.

Conform legii, sunt făcute publice părți mari din dosarul de înregistrare, dar puteți să solicitați ca anumite informații să rămână confidențiale. Modulul integrat de previzualizare a informațiilor diseminate vă permite să vedeți în avans datele care vor fi publicate, pe baza cererilor de confidențialitate pe care le-ați inclus în dosar.

ECHA va verifica cererile de confidențialitate cuprinse în dosar. Dacă cererea vă este respinsă, veți avea ocazia de a aduce argumente suplimentare. În cazul în care cererea de confidențialitate nu este justificată în mod corespunzător, informațiile vor fi publicate.

Odată ce sunteți mulțumit de datele din dosarul IUCLID, exportați-l mai întâi în calculatorul dumneavoastră și apoi transmiteți-l la ECHA prin REACH-IT.